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在留資格認定証明書(COE)を紛失した場合の対応方法|配偶者ビザ

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在留資格認定証明書は配偶者呼び寄せの必須書類

在留資格認定証明書交付を紛失した時の対応

 

この記事は在留資格認定証明書を紛失した場合の対応方法について

 

 

外国にいる配偶者の呼び寄せに必要な書類COE。
証明書自体は、A5サイズ位の厚紙が1枚だけ。

 

在留資格認定証明書交付許可申請で、配偶者ビザの許可が出れば…
入管局から簡易書留にて郵送されてきます。

 

 

関連記事:配偶者ビザの申請先一覧

 

 

この書類を海外にいる妻・夫に届ける必要があります。
(大使館の査証申請にCOEの原本が必須)

 

 

関連記事:外国人配偶者を日本に呼び寄せる方法

 

 

関連記事:在留資格認定証明書が交付されるまでの期間

 

 

在留資格認定証明書の紛失トラブルは意外とある

在留資格認定証明書の紛失トラブルをマンガで紹介

 

この漫画にある様に、COEの紛失は意外とあります。
ペラ1枚なので、簡単に何処かに行ってしまうことが。

 

  • 日本で送付する前に消えた
  • EMSにて郵便事故(紛失、全然違う場所に着く)
  • 外国で紛失

 

紛失には色々な原因があります。
原因は何にしろ、必要な場所に存在しない事は変わりありません。

 

在留資格認定証明書の原本が無いと、日本大使館は査証(VISA)を発行してくれません。
証明書のコピーを持ち込んでも、もう一度取得してくださいとつれない対応されます。
(大使館側も受理できない事情がある)

 

現在は紙の在留資格認定証明書の両面コピーでも大使館で受付してくれるようになりました。
令和5年3月17日から、COEが電子メールで交付可能になり、紙の証明書もプリントアウトでも受付可能に。

 

 

関連記事:在留資格認定証明書を電子メールで受け取る

 

 

電子メールでのCOEはオンライン申請で取得可能です。
(実質的には行政書士など取次者が入った手続きでのみ使用可能)

 

行政書士に依頼していない場合、当面は紙のCOEになると思われます。
リスクヘッジの為に、日本から届いたCOEは両面をスキャンしてPDF化したものをスマホに入れておくか。
両面コピーを先に取っておくことをお勧めします。

 

女性行政書士がパソコンを持っている
 

COEのコピーはカラーで。
白黒だと受理されないリスクがあるかも。
(大使館によりますが)

 

在留資格認定証明書の再発行はできない

在留資格認定証明書の再発行はできない

 

無いならもう一度、入管局から再発行して貰おうと思います。
しかしながら、在留資格認定証明書の再発行はして貰えないです。
入管法には在留資格認定証明書の再発行に関する規定がありません。

 

COEをもう一度入手するには、再申請することになります。

 

在留資格認定証明書交付申請書や理由書等を作成し直す必要があります。
原則的には、以前提出した書類を全部揃える必要があります。
外国の役所から結婚証明書を発行してもらい、区役所から戸籍謄本を取り寄せるなど…

 

書類を揃えて、再度入管局の審査を受け直して、COEが発行される。
時間も手間も非常にかかります。
下手すれば1か月ほど余分に時間が取られる。

 

在留資格認定証明書を紛失で再申請の場合…
前回出した資料の流用が可能です。

 

証明書類の再利用は、入管局に再流用を書面で願い出る必要があります。
前回の申請「阪永-○○○○」にて使用した書類のうち、結婚証明書(翻訳文含む)などの再利用をお願いします。
この様な趣旨が書かれた文書が必要です。

 

窓口で書類を提出する時に、この文書を一緒に提出します。
この再利用は全部の書類が出来るわけではないようです。

 

法定の申請書や質問書などは作り直す必要があります。
(前の文書が残っていれば、一部の数字を書き直せば良いです)

 

前回提出した書類の中には、有効期限が3か月しかない物があります。
(戸籍謄本や納税証明書、建物や土地の登記簿謄本など)
再申請の時に、3か月の有効期間が切れていた場合は、法務局や区役所で取り直しが必要です。

 

在留資格認定証明書の紛失リスクに備える

在留資格認定証明書の紛失リスクに備える

 

COEはA5サイズの小さなペラ1枚です。
不思議なもので失う時は、どんなに慎重に取り扱っていても失くしてしまいます。

 

この様なリスクに備えて、郵送されて来た在留資格認定証明書はコピーは必須かと。
また区役所や法務局、大使館、入管局に提出した書類も控えを取っておくのが良いです。

 

何らかのトラブルがあった時に、控えが役に立ちます。
COEの再申請をする場合でも、作り直す時間が大幅に短縮されます。
外国からの書類の翻訳の手間も減少します。

 

再申請する時にCOEのコピーがあれば、一度は許可が出ている事をアピールできます。

 

また控えが全部残っていれば、今後のビザ延長や変更の際にも役に立ちます。
(前の書類と齟齬があると、入国審査官から突っ込みが入ります)

 

在留資格認定証明書の汚損と毀損は再発行可能

在留資格認定証明書の汚損と毀損は再発行可能
在留資格認定証明書のトラブルは、紛失だけではありません。
すっかりコーヒーをこぼして、汚してしまうことも。
また誤って破いてしまうこともあります。

 

この様な場合は、入管局は再発行してくれるようです。
現物を大阪出入国在留管理局などに、持ち込んで窓口で書類を書く必要はありますが…
(再発行可能なのは、現物が残っているからだと思います)

 

再発行可能でも時間がかかる事には変わりないです。

 

特に海外で汚損・毀損した場合は、国際郵便で日本に送り直して貰う必要あります。
再発行の後にEMSにて、配偶者の元へ送付しなければなりません。
10日から2週間くらい時間のロスが発生します。

 

 

在留資格認定証明書を失くした場合の対応方法でした。
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。

この記事を書いた人

 

行政書士やまだ事務所 所長

 

行政書士 山田 和宏

 

日本行政書士会連合会 13262553号

大阪府行政書士会 6665号

申請取次行政書士(大阪出入国在留管理局長承認)

大阪府行政書士会 国際研究会会員

大阪府行政書士会 法人研究会会員

 

【適格請求書発行事業者】

インボイス登録済

番号:T1810496599865

 

【専門分野】

外国籍の方の在留資格手続き、帰化申請(日本国籍取得)

年間相談件数は、500件を超える。

 

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