在留資格認定証明書を電子メールで受領して気づいた意外なリスク

 

この記事は在留資格認定証明書（COE）をe-mailで受領してみた体験談と気付いた意外なリスクについて

 

 

最初に結論を書きます。

 

 

電子在留資格認定証明書は受け取る相手のメーラーに注意が必要です。
電子COEの文面は、上が日本語で下半分は英語で書かれています。

 

Gmailの様に自動翻訳が入るタイプだと、入管からのメールを英文メールと勘違いすることがあります。
日本語部分も翻訳が掛かって、おかしな文書になっている時があります。
（COEの証明書番号や名前が変わってしまう）

 

行政書士などの専門家から受け取る際は、文字化けしていないCOEのPDF版も貰っておいた方が良いかもです。

 

 

在留資格認定証明書とは

 

在留資格認定証明書とは、海外にいる外国籍のパートナーを配偶者ビザなどの中長期在留資格で呼び寄せる際に使用します。

 

こちらの画像は紙のCOEになります。

 

 

関連記事：在留資格認定証明書で配偶者を呼び寄せる

 

 

関連記事：在留資格認定証明書の書き方と記載例

 

 

在留資格認定証明書が電子メールで受け取り可能に

 

引用：出入国在留管理局のホームページより

 

令和5年の3月17日から、在留資格認定証明書がメールで受領が可能になったと入管からアナウンスがありました。
上記の画像はその時に入管が公表したポスターになります。

 

COEを電子メールの特徴は、紙の証明書と異なり海外にいるパートナー等への送信がスムーズになります。
また大使館での査証申請の際には、原本の提出は不要でスマホに保存されたメールを見せるだけで済むと。
（実際には本人確認書類の提出が必要ですが…）

 

さらに入管局的には、紙のCOEを印刷から郵送までのコストと手間を削減できます。

 

ただ電子メールで受領するためには、在留資格認定証明書交付許可申請を入管オンラインシステムで電子申請する必要があります。

 

電子申請は家のPCで手続きが可能なので、入管に長時間並ばなくても良いなどのメリットがあります。

 

行政書士や弁護士などの申請取次者は、IDとパスワードがあればオンライン申請は可能ですが…

 

一般の外国籍の方だと、カードリーダの購入や事前手続きが煩雑で使い勝手が良いシステムとは言い難いです。
（入管オンラインシステムは、行政書士くらいしか使っていないのが実際のところ）

 

在留資格認定証明書の電子メールの良い点

電子メールのCOEにはメリットがあります。
最大の利点は、郵便事故や紛失のリスクが大幅に軽減可能なところです。

 

 

紙の在留資格認定証明書は、すこし厚い目の紙で出来ています。
COEを使うためには、国際郵便（EMS）で海の向こうにいる配偶者に郵送する必要があります。

 

郵送する過程で、郵便事故が発生してパートナーに届かなかったり。
住所を書き間違えて、向こうの郵便局でさまよい続ける可能性もあります。
（結局は相手に届かずに、有効期限が切れてしまう可能性も）

 

無事に届いでも、向こうで紛失してしまう可能性もありますし。
何らかのアクシデント（天候やお茶をこぼす等）で汚れて読めなくなる危険。

 

COEは紛失したら、再発行はNGです。
もう一度、在留資格認定証明書交付許可申請を最初から行う羽目に。

 

汚損や毀損（きそん）の場合は、再発行手続き可能です。

 

関連記事：在留資格認定証明書を紛失や汚して読めなくなった場合

 

あとは郵送コストとスピードですね。
電子メールを転送するだけなので、一瞬で相手の許に届けることができます。

 

電子メールの在留資格認定証明書は簡素

 

上記の画像が電子メールの在留資格認定証明書です。
とてもシンプルです。

 

メールの文面に【在留資格認定証明書】と書かれているだけ。
メールのベタ打ちで、基本情報が記載されています。

 

弊所の行政書士は、紙のCOEがPDFファイルで添付されるものと思っていました。
このメールを見たときに、PDFの添付が無かったので…

 

このメールはお知らせだけで、後でpdfが送られてくるのだと思っていました。
（ビザ変更や延長の場合は、お知らせと手続き案内が別に届く）
しかしながら、待てど暮らせど次のメールが来ない。

 

文面をよく見ると、受け取り確認のURLが付いています。
受け取り確認が有るということは…
これがCOEなのかも知れないと考えて、翌日の朝9時に入管庁のオンライン操作窓口に電話しました。

 

オペレーターさんの回答は、電子COEは届いたメールが証明書で、PDFは存在しないとのことでした。

 

在留資格認定証明書が文字化けするリスク

 

在留資格認定証明書を電子メールで受け取った後で気付いたリスクです。
受け取り先のメーラーによっては、文字化けする可能性があることです。

 

文字化けした部分は以下の通りです。

 

 

文字化けした文書を見ると…
怪しい詐欺メールみたいになっていました。

 

 

海外からの呼び寄せに勇気という項目が増えました。
配偶者ビザに勇気がいる事を始めて知りました。

 

また「引き渡し者」、「渡し年月日」と日本語にありそうで見たことが無い単語。
極めつけは、「大阪出一時在留管理部長」って誰ですか？
これ…入管庁の新しい指定職ですか？
本当に胡散臭い文面になっていました。

 

それはともかく文字化けで致命的なのは、受付番号、証明書番号、氏名が微妙に変わっているところです。
この部分が間違っていたら致命的です。

 

このメールを提示、印刷して提出しても大使館で受理してもらえなさそうです。
来日予定のパートナーにとっても、行政書士的にも非常に困った事態です。

 

 

文字化けの原因はメーラーの自動翻訳機能

 

PDFを送信後に文字化けの原因を調べました。
メールの上部を見てみると、入管からのメールが英文と認識されていることに気付きました。

 

さらに右横を見ると、「次の言語は自動翻訳しない」と記載があります。
在留資格認定証明書の電子メールが英文で、Gメールが自動翻訳していたことが分かりました。
そして日本語部分も自動翻訳が掛かって、変な日本語になっていました。

 

「原文を表示する」をクリックしたら、文字化けしていない在留資格認定証明書の電子メールが表示されました。

 

このトラブルの厄介な部分は、入管局や行政書士が相手に送信する段階では文字化けを感知できないことです。

 

こちらは正常な文書を送っていても、先方で自動翻訳が掛かって不正な文書になっている可能性があります。
依頼者様から申告があり、再度メールを転送しても何度も文字化けした文書が届く。

 

このトラブルに気付けたのは偶然です。
気付いていなければ、後々に大きなトラブルになっていた可能性があります。

 

特に配偶者ビザなど個人がクライアントになる業務は注意が必要です。
個人のお客様はメアドをGメールを使用している方が非常に多いです。

 

電子メールの在留資格認定証明書は、意外なリスクがあります。
入管局や行政書士事務所などから、届いたときは変な文書になっていないかチェックしましよう。
（おかしな日本語になっている場合、自動翻訳が掛かっている可能性があります）